En Visio (ou en webinar) votre objectif principal est d’attirer l’attention de votre public pour qu’il s’engage au maximum avec votre produit ou votre marque comme vous le faites déjà en présentiel.

Même si les réunions à distance sont devenues une norme dans les relations commerciales, il n’en reste pas moins que le manque de contact réel constitue un frein pour créer du lien avec vos prospects, clients ou collaborateurs.

Alors, comment remplacer l’absence physique pendant les présentations à distance ?

3 bonnes pratiques pour améliorer vos visioconférences.

En dehors de votre talent pour créer de l’engagement, vous utilisez souvent une présentation pour étayer votre discours. Comme en présentiel, cela vous permet de présenter des process, des chiffres clés, des photos de produits, voire des démos en vidéo.

Mais la qualité de ces éléments de présentation n’est pas toujours au rendez-vous. Il est bien sûr préférable en toute circonstance d’avoir des éléments de qualité professionnelle pour argumenter, démontrer ou vendre une idée, mais en présentiel votre charisme ou votre empathie naturelle, peut pallier ce manque.

Ce n’est malheureusement pas le cas en visio. En effet, il est difficile de retenir l’attention avec les mêmes techniques qu’en présentiel, parce qu’en visio, vous ne pouvez pas toujours vous appuyer sur le regard de vos spectateurs pour créer de la connivence. Surtout lorsqu’ils n’ouvrent pas leur caméra😬.

C’est pourquoi il est encore plus important de soigner vos éléments de présentation.

comment bien utiliser ses présentations en visio?

Il vous est certainement déjà arrivé, par manque de choix, de pousser la porte d’un vieux bistrot à la devanture poussiéreuse dans lequel vous n’auriez jamais mis les pieds, et d’avoir été surpris d’y déguster les meilleures quenelles de votre vie. Seul le hasard vous y a conduit, et même si vous le recommandiez, pas sûr que vous arriviez à convaincre qui que ce soit d’y pénétrer. (Je vous aurai bien donné l’adresse, mais faute de clients il a fermé.)

Il en est de même pour vos visioconférences et webinar. Vous pouvez avoir la meilleure idée qu’on ait jamais eue depuis l’invention de la roue, si vos éléments de présentation ne sont pas à la hauteur de vos enjeux, vous aurez du mal à capter l’attention.

Ce n’est pas un secret, la qualité d’un document de communication est une valeur qui rassure sur le professionnalisme d’une entreprise quelle qu’elle soit. Sinon vous ne pouvez compter que sur le hasard.

Bien que ce ne soit pas un gage absolu de la qualité du produit ou du service que vous allez acheter, c’est quand même rassurant pour donner envie d’aller plus loin.

3 bonnes pratiques pour améliorer vos visioconférences.

Pour améliorer la qualité de vos présentations à distance, voici 3 bonnes pratiques qui peuvent vous aider à faire la différence :

• La pertinence du contenu partagé.
• Créer des mise en page qui aident à comprendre vos messages.
• Mettre de la diversité dans votre intervention.

1-La pertinence du contenu partagé

C’est certainement le premier point à travailler. Lorsque vous faites une présentation à distance et que vous partagez votre écran, vous disparaissez derrière vos slides. Il faut donc impérativement que ce qui vous remplace soit indispensable à la compréhension de vos messages.

En effet, si vous affichez 5 bullets points que vous avez prévu d’énumérer à haute voix, arrêtez tout de suite ! Ce sera beaucoup plus captivant si on vous voit à l’image. Pourquoi ? Parce qu’il y a de fortes chances que vos « visionneurs » aient lu la totalité de vos 5 bullets points avant que vous n’ayez terminé de lister le premier. Vous en avez certainement déjà fait l’expérience, les exemples sont nombreux, même au journal télé. (nobody’s perfect).

Le résultat est assez catastrophique. Les spectateurs se transforment alors en inspecteur des travaux finis, et toute leur attention est mobilisée à scruter les différences qu’il y a entre ce que vous dites et ce qui est écrit.

Pour éviter ce moment délicat, vous pouvez afficher par exemple un visuel explicite pour chaque point au fur et à mesure que vous les énumérez, et les réutiliser plus tard lors du développement de chaque idée, ou bien rester présent à l’écran pour garder le contact (je détaillerai ce point plus loin), ou encore, choisir de ne pas énumérer de Bullet Point tout simplement.

Pour résumer, choisissez des slides ou des visuels qui apportent un complément d’information à votre discours sans vous paraphraser. Quoiqu’il en soit, on ne le dira jamais assez, ne lisez pas ce que vous présentez, il n’y a rien de plus soporifique.

Comment éviter de lire à voix haute ce que tout le monde peut lire sur vos slides ?

Vous avez de la chance, vous êtes en visioconférence, et vous maitrisez le champ de la caméra !

Vous allez pouvoir pleinement profiter de cette situation qui vous permet d’avoir toutes les anti-sèches dont vous avez besoin devant vous. Bien sûr cela va vous demander un peu de travail supplémentaire mais le jeu en vaut la chandelle.

Méthodologie pour ne pas lire vos slides :

Prenez la présentation que vous utilisez habituellement, et affichez-la à l’écran.

Installez-vous confortablement au calme (mari, épouse, enfants, animaux interdits).

Préparez-vous à enregistrer votre voix avec votre mobile.

Pensez bien à votre objectif et prenez une bonne respiration.

Lancez l’enregistrement, et faites votre présentation oralement en vous appuyant ou non sur le déroulé de vos slide.

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MON CONSEIL :

Si votre présentation est vraiment bien structurée, vous n’aurez pas de mal à avoir un discours cohérent pendant cet exercice. Si ce n’est pas le cas, je vous conseille vivement de fermer votre présentation avant de vous enregistrer.

D’abord, visualisez votre propos dans votre tête. Imaginez-vous devant quelqu’un (ou demandez à quelqu’un de votre entourage de vous écouter) et laissez-vous aller. Racontez simplement de la manière la plus logique votre histoire. Vous vous rendrez peut-être compte en réécoutant l’enregistrement que votre présentation est beaucoup moins claire que vous ne l’êtes. Profitez-en alors pour réorganiser et modifier vos slides.

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Bravo, vous avez fait le plus gros du travail. En utilisant cette méthode, vous allez en apprendre beaucoup et gagner du temps.

En réécoutant votre enregistrement, essayez d’imaginer ce qui pourrait illustrer vos propos de manière synthétique ou imagée et repérez les mots clés importants qui peuvent servir à mémoriser l’idée générale. Notez-les au fur et à mesure.

Voilà, vous avez désormais à disposition d’un côté votre discours oral et de l’autre les visuels et les mots clés pour alléger vos slides d’origine. Il ne vous reste plus qu’à retranscrire votre enregistrement en améliorant la syntaxe si nécessaire, puis à créer les mises en page inspirantes à afficher au bon moment.

Lorsque vous serez en visio, vous pourrez avoir devant vous votre discours tout en restant à l’image ou pendant que vous partagez vos magnifiques slides.

2-UNE MISE EN PAGE QUI AIDE À COMPRENDRE vos messages.

La mise en page est également un point à ne pas négliger. Forcément, me direz-vous, c’est plus joli. Oui, c’est vrai, mais ce n’est pas exactement cela.

Vous pouvez mettre une « jolie » image de la Joconde dans votre slide, si votre propos concerne l’accouchement sans douleur des crevettes à marée basse au Mont St Michel, cela n’aidera pas les sages femmes vétérinaires qui vous écoutent à adhérer à votre démonstration.

Le but d’une mise en page efficace est avant tout d’être clair, et d’aider le lecteur à suivre. Il vous en sera reconnaissant.

Concentrez-vous plutôt sur l’agencement et la hiérarchie de l’information. Ajoutez des visuels qui font sens, et gardez une structure récurrente pour les informations du même type. Si vous avez des schémas complexes, utilisez les animations PowerPoint pour mettre en valeur chaque point que vous détaillez au moment opportun. Mais n’abusez pas des animations si elles n’ont pas un caractère pédagogique ou dynamique. (J’écrirai bientôt un article détaillé sur l’utilisation des animations dans PowrPoint.)

Votre seul objectif est de favoriser la compréhension de votre exposé.

Si vous ne savez pas comment améliorer la mise en page de certains contenus, choisissez plutôt de rester visible en plein écran. Ainsi vous ne risquerez pas de dénaturer la qualité de votre intervention avec des contenus à faible valeur ajoutée. En clair, ne vous cachez pas derrière des slides sans aucune valeur, ou dont le contenu demande trop d’effort pour être décrypté.

Trucs et astuces de mise en page :

Si vous avez suivi la méthodologie du précédent paragraphe, vous avez tout ce qu’il faut pour y arriver.

Choisissez un visuel explicite ou allégorique de préférence au format plein écran (1920 pixels X 1080 pixels). Evitez les images de mauvaise qualité (pixélisation, déformation)

Choisissez entre 1 et 3 mots clés à y associer (pas plus), et pourquoi pas une citation bien sentie.

Insérez votre image sur la totalité de votre slide

Créez une zone vous permettant d’installer vos mots clés de manière lisibles en ajoutant un rectangle par-dessus votre image en le remplissant avec un dégradé allant du Noir au transparent

Ajoutez vos mots clés en gras sur la partie foncée de votre dégradé ainsi que votre citation le cas échéant. Vous pouvez également animer vos mots clés pour les faire apparaitre de manière séquentielle.

 ATTENTION, ne lisez pas à haute voix la citation si vous en avez mise une, elle doit être là en complément, pour aider les lecteurs à créer du lien avec vos arguments.

3-Mettez de la diversité dans votre intervention

Soyons clairs, votre intervention, ce n’est pas seulement votre présentation PowerPoint. C’est l’ensemble de votre prestation qui comprend souvent des slides bien sûr, mais surtout vous. 

Vous dans un certain environnement, votre image, votre regard et votre voix, notamment lorsque vous disparaissez derrière vos slides.

Vous trouverez des astuces sur ce point dans mon article:
4 bonnes pratiques pour soigner son image en visio

Vous avez donc à disposition plusieurs moyens de créer de la diversité. Mais ici aussi, il ne s’agit pas seulement d’être varié pour le fun. Les différents choix que vous allez faire doivent être pertinents par rapport au déroulé de vos arguments.

Vous devez donc penser à quel moment vous reprenez contact physiquement à l’image avec votre audience, ce que vous partagez et quand vous le faites,, si une courte vidéo peut aider à développer ou préciser un point particulier, ou encore faire participer vos interlocuteurs.

Cette diversité, si elle est bien agencée, permettra de créer une dynamique générale qui renforcera alors votre image et votre crédibilité.

Méthodologie pour favoriser l’attention en visio :

Prenez la retranscription de votre enregistrement

Repérez les moments forts. Ce sont les passages où vous devez de préférence être en plein écran sans aides visuelles. Ils commencent en général par « Mais attention… », « Il est très important de… », « Souvenez-vous bien… » ou encore le moment où vous racontez une anecdote ou un « le saviez-vous ».

Repérez les moments qui peuvent induire une question à poser à vos interlocuteurs, ou une pause Questions/Réponses. Cela vous permettra d’une part de souffler, mais aussi de créer du lien en répondant à des questions concrètes.

Repérez tous les moments qui peuvent être précisés par un schéma, un tableau etc…

Enfin, notez en marge de votre discours ce qui va se passer à l’écran.

ATTENTION, ne faites pas trop d’aller-retour quand même entre vos apparitions et vos partages d’écran. Vous ne voulez pas que votre public devienne tout vert et quitte subitement la réunion.

SUPER ASTUCE POUR VOS WEBINARS:

Pour être sûr de retenir l’attention de votre public jusqu’au bout, annoncez dans votre introduction que vous leur réservez un cadeau, un conseil d’expert, une astuce à la fin de votre intervention. De la même manière, si quelqu’un pose une question pendant votre webinar et que vous avez prévu d’en parler plus tard, annoncez-le clairement, mais ne grillez pas vos cartouches.

Bonnes visios à tous! 🎬

La première image et les premiers mots d’une présentation Powerpoint ont une importance capitale… L’entrée en matière doit permettre de capter l’attention et l’intérêt de l’assemblée. C’est aussi l’occasion de montrer à votre auditoire que vous avez une histoire à leur raconter. C’est là que commence votre storytelling.

Il est important de bien comprendre qu’un début de présentation fade, des remerciements sans fin, ou une première diapo sans relief peuvent dès les premières minutes désintéresser le public.

Quelles sont les astuces pour capter son auditoire dès les premiers instants ?

Ce sont les premières secondes de la présentation qui vont déterminer en grande partie l’intérêt de l’auditoire… Exit les débuts classiques pour la plupart soporifiques, il est impératif de trouver une accroche percutante qui va tout de suite provoquer la réaction du public et l’intégrer totalement dans le storytelling de la présentation.

Les auditeurs présents doivent être mis en situation de curiosité et d’intéressement.

Pour réussir cette prouesse qui va être déterminante pour tout le reste de la présentation, il est recommandé d’interpeler le public en commençant par quelque chose qui va l’amener à se poser des questions ou à s’immerger dans l’univers qui est proposé. Pour cela, il est intéressant de commencer la présentation en racontant une histoire ou une anecdote, de lancer une diapo qui présente un chiffre, un pourcentage ou une citation, ou encore d’utiliser une image d’accroche parlante destinée à créer une réflexion.

L’objectif étant d’attiser la curiosité de l’auditoire pour qu’il devienne acteur de la présentation.

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Quelle accroche donner à la première diapositive ?

Lors d’une conférence, la première diapo d’attente est affichée sur l’écran avant même que l’orateur ne commence à parler… Ces secondes doivent être mises à profit dans la conception de cette première image. Il est impératif de soigner les couleurs, la mise en forme des éléments ou la taille du texte en évitant de surcharger le message dans un seul et unique but : provoquer une réaction qui va engendrer un intérêt.

Bien avant de faire glisser les slides qui vont donner vie à la présentation avec les titres ou les animations tout au long du diaporama, le premier travail est d’accompagner le discours d’une première diapo impactante amenant à la réflexion. Celle-ci se doit de donner envie d’en savoir plus… Elle doit être créée comme la « bande-annonce » de la présentation et une entrée en matière captivante.

Différents outils peuvent être utiles au bon démarrage d’une présentation tels qu’une vidéo ou une animation qui, de façon ludique et dynamique, va donner le ton au discours et mobiliser l’attention. Une image statique mais marquante est également un excellent moyen d’ancrer le public dans une réalité méconnue du sujet abordé et de marquer les esprits. Bien choisie pour sa pertinence, une simple image peut être aussi très percutante.

Comme un artiste de music-hall, soignez votre entrée ! Toute la réussite de votre présentation va parfois se jouer sur la première diapo et les premières phrases affichés.

Lors d’une présentation, il est impératif de capter l’attention de son auditoire et de diffuser un message clair et concis… Un diaporama Powerpoint ne déroge pas à cette règle et se doit d’être un support convaincant pour délivrer un message impactant et mémorable qui va accompagner efficacement le discours de l’orateur.

Cela nécessite de prendre le temps de travailler l’accroche du message à délivrer et d’utiliser quelques leviers et astuces qui vont fluidifier la présentation et la rendre plus attractive.

Donner de la légèreté aux différents slides et être acteur de sa présentation

Une présentation Powerpoint doit donner à l’orateur les outils pour illustrer le discours à l’oral. Les slides ne doivent pas par conséquent comporter trop de données et il faut impérativement éviter les blocs de textes indigestes et les croquis ou graphiques incompréhensibles. Une image est beaucoup plus impactante que des mots.

L’outil Powerpoint n’a pas pour vocation de remplacer la présence orale mais au contraire de permettre à l’orateur d’agir en interaction avec le public en s’appuyant sur des diapositives pour créer de l’engouement et l’intérêt pour le sujet.

Créer des diapositives concrètes avec des images impactantes

Pour être efficace, une présentation Powerpoint ne doit pas avoir pour vocation de délivrer plusieurs messages mais d’être condensée pour diffuser une idée très ciblée. Pour que l’attention de l’auditoire soit constante tout au long du discours et de la projection, les slides doivent se succéder en conservant l’attractivité du sujet.

Chaque diapositive doit être plus captivante que la précédente pour que l’intérêt demeure. Pour être attractive, une diapo ne doit pas noyer l’auditeur dans un flot de données textuelles ou graphiques trop important. Le slide doit être concis et poser de façon très concrète le discours du présentateur. Il existe une solution très simple pour conserver l’attention de l’auditoire : rendre la diapositive interactive pour faire participer le spectateur.

Pour cela, il suffit d’utiliser des outils de choix multiples, de questionnement ou d’animations que le discours de l’orateur viendra mettre en relief.

Des conseils pour fluidifier le visuel et les composants de vos slides

Chaque diapositive doit être centrée sur une seule et unique idée afin de ne pas éparpiller l’attention des auditeurs. A chaque slide, l’idée générale du message doit se trouver renforcée et facilement assimilable. Il en va de même de la typographie des textes et du design graphique qui vont avoir une incidence sur la compréhension de la diapositive et de l’intérêt porté. Si le slide comporte un contenu textuel trop dense, ou rédigé avec des polices ou effets trop nombreux, la lecture simultanée à l’écoute du discours de l’orateur deviendra pratiquement impossible et le message finira par être mal perçu.

Une présentation Powerpoint impactante qui va délivrer un message clair sera plus facilement assimilable si elle contient une image en background et en plein écran avec un minimum de mots. Ce sont les mots de l’orateur qui viendront illustrer et appuyer le message.

Capter efficacement un auditoire avec une belle présentation Powerpoint requiert de trouver le bon design et le bon équilibre entre le style, la position des différents éléments (textes et des images) et les effets visuels… Afin d’attirer l’attention et d’avoir l’impact attendu, un Powerpoint doit faire appel à une architecture simple qui sera souvent plus pertinente qu’une accumulation de slides complexes plus propices à perdre les auditeurs.

Il suffit de quelques astuces simples tout en choisissant les bons outils intégrés à PowerPoint pour réussir étapes par étapes une présentation de qualité.

L’importance d’une charte graphique adaptée.

Une présentation réussie doit apporter une certaine harmonie et une cohérence globale sur l’ensemble des diapositives. Le choix des couleurs ou de la police est un élément incontournable qui donnera la lisibilité et le dynamisme à la présentation. Les caractéristiques graphiques des slides doivent correspondre au sujet présenté tout en facilitant la lecture des spectateurs. A titre d’exemple, une couleur verte sera parfaitement adaptée pour traiter un sujet lié à l’écologie ou l’environnement.

Par nature, une présentation Powerpoint est généralement destinée à être projetée sur écran sous forme de diaporama, il est donc primordial de définir une taille de police d’écriture qui puissent être lue de loin. Il existe en outre des présentations destinées à être envoyées par mail ou imprimées pour lesquelles on pourra transgresser cette règle. De la même manière, le type de police doit être le plus fluide possible à déchiffrer, et il est préférable de les choisir sans empâtements, il est donc conseillé de favoriser des polices « standards » telles que Helvetica ou Arial.

Pour des présentations professionnelles de type financières ou corporate, l’utilisation de graphiques est souvent nécessaire. C’est le meilleur moyen pour diffuser des données chiffrées de façon claire. Il est impératif de choisir des graphiques faciles à interpréter par barres verticales ou nuage de points sans inonder chaque diapositive de contenu inutile. Il est préférable d’argumenter et de commenter la diapo graphique à l’oral.

Néanmoins il peut être judicieux d’en extraire uniquement les données essentielles en s’affranchissant de ces graphiques quitte à les conserver en annexe.

Comment intégrer images, photos et illustrations dans un diaporama ?

Une belle présentation soignée et dynamique doit être composée d’une succession de données et d’animations captivantes…

Nos conseils : Une image est souvent beaucoup plus parlante que mille mots sous réserve de choisir une illustration de qualité. Après s’être assuré que le thème de l’image corresponde à l’identité visuelle de l’entreprise ou qu’elle est en corrélation avec le sujet traité, il est indispensable de vérifier la qualité de sa définition. Une photo floue ou mal cadrée peut déclencher la perte de l’attention de l’auditoire et dévoiler un certain amateurisme dans l’exécution du diaporama. Les textes sur fond blanc ou neutre sont à privilégier s’il y a beaucoup d’information, mais peuvent vite être lassants, il est donc préférable d’opter pour des contenus aérés agrémentés de visuels inspirants.

Choisissez une image en plein écran contenant une zone unie comme un ciel par exemple, sur lequel vous pourrez y installer un texte foncé pour donner du relief à la présentation. Maîtriser les outils d’animation pour captiver son public Pour une présentation originale et captivante, il est fortement conseillé de créer des Powerpoint dynamiques grâce aux animations. Il ne faut malgré tout pas abuser des effets et les utiliser à bon escient.

Les animations peuvent s’effectuer en deux phases. D’une part au niveau de la slide en faisant apparaitre les éléments nécessaires à la compréhension au fur et à mesure des besoins, d’autre part en utilisant les transitions entre les diapos. Dans ces deux cas il est de bon goût de choisir des animations simples comme le fondu par exemple. Il est également possible d’intégrer des animations au format « gif animé » qu’il est possible de se procurer sur internet.

Une bonne synchronisation entre un titre simple et un effet animé sur certaines slides clés est une solution imparable pour réussir une présentation.

De belles animations Powerpoint résident dans leur capacité à faire passer des idées et à convaincre l’assistance, sans oublier le discours du présentateur qui doit rester clair et adapté.

Communiquer par l’intermédiaire d’une webcam est de plus en plus courant, c’est même devenu pour beaucoup, leur quotidien. Qu’il s’agisse de présenter une offre à un prospect, d’une réunion d’équipe, ou d’une formation à distance, l’exercice ne se limite pas à se connecter à Teams, Zoom ou tout autre systeme de visioconférence après avoir allumé sa webcam.

Pourquoi? Parceque la qualité de votre image aura un impact sur l’attention de votre auditoire, et même sur vous.

Nous allons voir ensemble 4 bonnes pratiques pour soigner votre image en visioconférence et gagner en clarté, en crédibilité et en assurance.

Les erreurs pendant vos visioconférences sont assez faciles à éviter. Elles concernent globalement votre arrière-plan, la lumière, le son, et la préparation.

Cette image parle d’elle-même.

Même si cela vous demandera un peu de reflexion et de travail la première fois, vous n’aurez plus à vous en préocuper par la suite sauf, bien sûr, si vous êtes en déplacement. En vérité, vous ne pourrez plus vous en passer après avoir essayé, car vous vous rendrez vite compte des avantages que cela apporte au niveau de l’écoute et de l’attention.

Il y a un même un deuxième effet KISSCOOL! Vous préoccuper de votre image et de votre environnement vous incitera à être souriant, à vous tenir droit, et à prendre votre temps.

Voici les 4 points auquels il faut particulièrement préter attention:

• L’environnement visible par votre webcam
• La qualité de la lumière qui vous éclaire  
• Le son de votre voix
• La préparation des documents à partager

Un environnement rassurant au bureau ou chez vous.

Vous serez confrontés à 2 situations d’environnement : le bureau ou chez vous. Contrairement à ce que l’on peut penser, le bureau n’est pas forcément le lieu le plus facile à scénographier. La raison vient de la simple idée qu’on est au bureau, et que par définition c’est l’environnement de travail où l’on reçoit d’habitude ses clients. On se dit alors qu’on est forcément dans la plaque.

Que nenni ! Quoi de plus banal qu’un morceau de dossier de fauteuil sur un fond de mur plus tout à fait blanc, laissant apparaitre un vieux planning de 2015 scotché de travers ? Et le pauvre yucca assoiffé essayant de cacher la fontaine à eau, pas mieux !D’autant que ça n’a rien à voir avec les locaux qui sont surement très sympas. C’est juste une question de cadrage.

Et chez vous ? A moins que vous ne fassiez les erreurs que l’on voit souvent, comme un arrière-plan flanqué d’une étagère sur laquelle trône un Oui-Oui décrépi, entouré d’une horde de figurines de Schtroumpfs pas plus en forme, ou votre webcam en contreplongée qui donne l’illusion que votre plafonier vous sert de chapeau. (si si, c’est du vécu, et c’est la seule chose que j’ai retenu de cette visio)

Mais en général vous faites mieux. Pourquoi ? Parce que c’est chez vous pardi, et que pour ne pas dévoiler votre intimité ou l’inverse, vous y réfléchissez. Au bureau ou chez vous, choisissez le bon endroit pour laisser apparaitre dans le cadre un environnement rassurant, qui ne risque pas de distraire l’assistance, ou encore mieux, qui raconte quelque chose sur vous ou votre produit.

Mais si vous n’avez pas l’âme d’un décorateur de plateau, essayez de trouver un fond plutôt sombre qui mettra en valeur votre visage. Si possible placez-vous à au moins de 2 mètres de votre arrière-plan, pour éviter les ombres sur le fond qui peuvent générer un sentiment d’oppression.

ASTUCE DE PRO : Vous avez déjà vu des making off de film, et vous avez surement remarqué qu’en dehors du cadre de la caméra, c’est un sacré foutoir. En visioconférence, c’est la même chose, donc n’hésitez pas à créer cet espace de toute pièce avec ce que vous avez sous la main, ce qui compte c’est ce que l’on voit dans le champ, pas ce qu’il y a autour.

SOYEZ lumineux devant votre webcam.

Ce conseil dépend en partie du précédent. Vous vous souvenez certainement de cette prise de parole dans l’urgence de notre président, presque dans le noir. Volontaire ou pas, quoiqu’il en soit, c’est cet aspect qui a retenu l’attention plus que son discours lui-même.

(source: article d’Enguérand Renault – lefigaro.fr)

En effet, comme dans une présentation, il faut éviter tout ce qui détourne du sujet principal, c’est-à-dire vous et vos messages.

Soignez la lumière, soyez lumineux, vos interlocuteurs vous écouteront avec plus d’attention.

Pas besoin d’un matériel de studio professionnel, mais mettez la patate avec ce que vous pouvez. Le plus simple étant de vous mettre devant une fenêtre mais sans soleil pour éviter à votre webcam de paniquer au moindre passage de nuage. Pas de fenêtre ? Prenez plusieurs lampes jusqu’à ce que vous soyez plus lumineux que votre arrière-plan.

N’oubliez pas, tout ce qui est hors champ est invisible, alors tant pis si votre installation vous fait passer pour un marchand de luminaires auprès de votre entourage.

Pourquoi autant de lumière ? C’est un peu technique, mais sachez que moins il y aura de lumière, plus votre image sera granuleuse et dégradée à cause du capteur de votre webcam qui tente d’améliorer la luminosité au détriment de la qualité. 

ASTUCE DE PRO : Pour créer un peu de volume et de profondeur, mettez sur votre droite un peu plus de lumière qu’à gauche.

le son de votre micro, encore plus important que l’image.

Une image qui permet de vous voir clairement est très importante pour la communication non-verbale. Elle aide à détecter vos expressions, votre humeur, et vos intentions. Mais le son est peut-être encore plus important. En effet, lorsque vous partagez votre écran pour présenter un document, il ne reste que votre voix pour soutenir votre discours.

Vous avez sûrement déjà été confrontés à un échange catastrophique en tant qu’auditeur, où un prospect animé par la passion de son projet, vous explique sa problématique à travers un son à peine humain. Vous ne comprenez qu’un mot sur cinq, et vous n’osez pas ou n’arrivez pas à le prévenir. 

Pire encore, c’est vous qui présentez, et vous êtes interompu en permanence par les participants qui se plaignent de ne pas bien vous comprendre. Vous passez alors une bonne partie de votre temps à stresser en jouant les ingénieurs du son en herbe sans succès jusqu’à la fin de la réunion.

Vous pouvez utiliser un casque avec micro, ou un micro indépendant et vos haut-parleurs, les 2 sont valables. En revanche, mefiez-vous du micro intégré à votre ordinateur portable dont la qualité n’est pas forcément optimale.

Quelque soit le micro que vous utilisez, faites des tests pour savoir comment vos interlocuteurs vous entendent. Vous avez en général cette option sur les plateformes de visioconférences. En vous rendant dans les paramètres, vous avez la possibilité de tester le son en enregistrant un court extrait de votre voix. Ne vous en privez pas.

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ATTENTION!  Si vous utilisez un micro et vos enceintes, vous avez un risque de générer du Larsen. Vous savez, cette fréquence hyper aigüe qui monte inexorablement jusqu’à l’insuportable. Cet effet pénible est dû au fait que le son qui sort de vos enceintes est capté en boucle par le micro à l’infini. Pour l’éviter, utilisez un micro cardioïde, ou baissez le volume de votre haut-parleur jusqu’à ce que l’effet s’arrête. Vous pouvez également essayer d’orienter vos hauts-parleurs de manière à ce que votre micro capte le moins possible le son qu’ils émettent en retour.

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Préparez les différents médias avant votre visioconférence.

Vous avez en général une présentation à faire, et pour cela vous allez utiliser le partage d’écran. Evidemment, vous devez éviter de partager votre bureau sur lequel est encore ouvert sur une page web la recette des quenelles sauce Nantua. Heureusement dans la plupart des solutions de visioconférence vous pouvez choisir la fenêtre que vous voulez partager. Si ce n’est pas le cas, changez de plateforme de visioconférence, vous éviterez les imprévus.

Mais ce qui est merveilleux, c’est que si vous devez présenter différents médias, qui nécessitent différents logiciels ou plusieurs pages web, vous pouvez tout préparer à l’avance, et devenir le chef d’orchestre de votre présentation, beaucoup plus facilement qu’en rendez-vous physique.

Ouvrez tous les médias dont vous avez besoin sur votre bureau, puis pendant votre call, jonglez avec les différents éléments qui illustrent votre présentation en partageant les bons documents au bon moment.

ASTUCE DE PRO : Avant de commencer votre réunion à distance, répétez plusieurs fois les manipulations nécessaires pour être parfaitement à l’aise en live.

Annoncez la couleur à votre interlocuteur

N’oubliez pas que tout ce qui n’est pas dans le champ de votre webcam est invisible, et du même coup, tout ce que vous faites hors cadre. Vous devez alors prévenir vos interlocuteurs de toutes vos actions qu’ils ne peuvent pas voir. En effet, dans un rendez-vous physique tout le monde vous voit vivre et tous vos gestes ont une signification.

Vous sortez votre laptop de votre sac, et tout le monde comprend qu’il faut attendre avant que vous commenciez. Vous manipulez la souris pour fermer votre présentation et ouvrir un autre média, ils saisissent que quelque chose va changer à l’écran.

Bref autant de codes visuels qui préviennent l’assistance de vos actions.

En visioconférence, ce n’est pas le cas. Prévenez dès le début que vous allez présenter plusieurs médias, et que vous les préviendrez quand ce sera le cas, ou que vous ferez une pause parce que vous attendez un colis ou encore qu’il soit possible que vous soyez dérangé par votre fils de 5 ans. Rien n’est grave si vous les mettez au courant.

ASTUCE DE PRO EN TELE-TRAVAIL : Si les informations que vous échangez ne sont pas confidentielles, utilisez plutôt un micro et des haut-parleurs plutôt qu’un casque. Si vous n’êtes pas seul chez vous, cela permettra de signifier à votre entourage que votre visioconférence a commencé et qu’ils ne peuvent pas vous déranger.

Tout cela demande un peu de travail, mais la visioconférence va certainement devenir de plus en plus habituelle. Des solutions vont se développer pour vous permettre de simplifier ces échanges, et vous pouvez déjà flouter votre arrière-plan, ou le modifier en le remplaçant par une image.

Mais tous ces conseils resteront d’actualité car ils font tous appel à la même règle qu’il s’agisse de votre image ou des médias que vous présentez, c’est de prendre en considération vos interlocuteurs ou votre public pour les aider à vous comprendre le plus clairement possible.

Powerpoint et Vidéo ! Quel rapport avec la choucroute me direz-vous. Beaucoup plus qu’il n’y parait vous répondrai-je. Mais avant de parler technique il me semble plus pertinent de répondre à une première question qui s’impose d’elle-même. Pourquoi faire une présentation Powerpoint en vidéo ? Le sujet mérite qu’on s’y attarde, et je vais balayer plusieurs situations qui répondent à cette interrogation.

Le contexte : Vidéo pour tous et pour tout.

Ce qui va suivre ne plaira pas forcément à Gutenberg bien que l’imprimerie soit encore loin de disparaitre, mais il est clair que la vidéo est devenue le média incontournable d’une communication réussie. Soit dit en passant, si quelqu’un vous raconte quelque chose vous pourrez lui répondre sans sourciller « vidéo ».

Et oui ce mot vient du latin et signifie « je vois ». Puisqu’il va de soi que « je vois » se substitue souvent à « je comprends » il est alors aisé d’en décliner naturellement le syllogisme suivant. Vidéo = je vois, je vois = je comprends, vidéo = je comprends. A partir de là, tout est dit, ou presque car c’est là que PowerPoint a son mot à dire.

En effet, la fonction d’export vidéo dans PowerPoint existe depuis fort longtemps, et même si Microsoft ne prédisait pas que les présentations pourraient prendre des formes proches du motion design, on peut dire que les développeurs du logiciel étaient bien inspirés.

PowerPoint en vidéo pour quoi faire ?

Les réseaux sociaux regorgent de vidéos en tout genre, qu’il s’agisse de tutos, de démonstrations ou de prises de parole engagées. Youtube et Viméo en sont les moteurs incontournables. Il est donc naturel de publier une présentation PowerPoint pour diffuser des informations en l’exportant en vidéo, permettant ainsi de pérenniser cette production à moindre coût. Ces publications croissantes de vidéos sur internet ont fait évoluer les standards professionnels BtoB qui souffrent de moins en moins la médiocrité. Il faut donc que la présentation PowerPoint d’origine permette dans sa structure et dans sa forme d’approcher ces standards car il serait sans intérêt et contreproductif en termes d’image, de mettre en ligne une suite de slides aux contenus trop dense enchainant les Bullet point.

Mais heureusement PowerPoint permet de réaliser des animations de grande qualité lorsqu’on sait en manipuler les différents outils et types d’animations qu’il propose. Il est alors possible de l’utiliser quasiment comme un logiciel de motion design et de réaliser des présentations à la double vocation d’être soit pilotée à la barre d’espace pour gérer le timing de son exposé, soit de le diffuser en vidéo autonome au rythme d’une bande son ou d’un commentaire en voix off.

Il en est de même pour toutes les occasions de diffusion. Sur un salon professionnel en utilisant l’export vidéo d’une présentation PowerPoint sur l’écran de son stand ou sur une borne pour expliquer le principe d’un workflow ou les avantages détaillés des fonctionnalités innovantes d’un produit. Sur des écrans d’informations en entreprise, en diffusant les dernières news de manière ludique et dynamique. Ou encore dans les rayons d’une grande surface pour donner des informations sur des promotions ou un nouveau produit.

Préparer sa présentation pour un export vidéo.

Comme je le disais plus haut, si votre présentation n’a pas été conçue au départ pour être exportée en vidéo, vous n’obtiendrez pas l’effet escompté. Vous devez donc vous poser quelques questions pour prendre les bonnes décisions.
Tout d’abord vérifiez si votre présentation manque de sens lorsqu’elle n’est pas présentée en live. Si c’est le cas, vous aurez 2 choix. Soit, vous améliorez les textes et l’enchainement des idées pour que votre PPT VIDEO porte le discours grâce à cet enchainement subtil de visuels et de textes, soit vous enregistrez une voix off qui viendra comme pour un documentaire, s’appuyer sur des images et des animations pertinentes.

Ensuite il faudra vous atteler au rythme des enchainements, des transitions et des animations. C’est là une tâche cruciale qui fera la différence entre un programme soporifique et une capsule dynamique. Cette étape peut atteindre différents niveaux de complexité, mais si l’on s’en tient aux basiques, respectez le temps d’assimilation des messages avant de passer à une autre animation ou une autre slide. Cela peut paraitre simple, mais lorsque l’on connait le contenu à l’avance, on peut facilement enfiler les perles sans se rendre compte que le rythme est trop rapide. Utilisez pour cette action la fonction « enregistrez le diaporama » qui se trouve dans l’onglet « diaporama » et qui vous permet d’enregistrer le timing en cliquant sur la barre d’espace pour passer les animations au bon moment.

N’hésitez pas à recueillir les commentaires de collègues ou amis qui ne connaissent pas le sujet à l’avance, et prenez en compte leurs remarques. Mais quoiqu’il en soit, évitez à tous prix les enchainements réguliers qui n’auront l’adhésion que du professeur Tournesol armé de son pendule pour hypnotiser le quidam.

Enfin l’ajout d’une musique peut apporter une note supplémentaire à la cohérence de vos informations, si vous ne projetez pas de diffuser dans un salon professionnel dans lesquels vous aurez 99% de chance que l’hôtesse de votre stand, à force d’entendre en boucle la bande son, détruise dans un soudain désordre affectif, la totalité de votre système audio. Cette étape est délicate quant à sa mise en œuvre car vous devrez en tâtonnant un peu, définir la longueur exacte de la bande son pour régler un élégant « fade out » à la fin de la dernière slide avant que la vidéo ne se relance. Heureusement, une fois de plus, tout est prévu dans PowerPoint pour réaliser ces tâches, et je vous promets de vous faire bientôt un tuto là-dessus.

Allez, on exporte son PPT-VIDEO.

Une fois toutes ces tâches ajustées et vérifiées, la phase d’exportation peut commencer. En vous rendant dans l’onglet fichier, cliquez sur « exporter » (version office 365) et choisissez « créer une vidéo ». Vous pourrez alors définir le niveau de qualité en fonction de l’utilisation que vous voulez faire de votre vidéo. Cliquez ensuite sur « créer la vidéo ». Vous remarquerez alors une barre de progression en bas de l’interface. Ne fermez pas votre présentation avant que l’action ne soit complètement réalisée.